Unit Pentadbiran dan Pengurusan Operasi


1.0 Pengenalan

Unit ini adalah sebuah unit di bawah COSHaW yang berfungsi menjaga hal ehwal pentadbiran staf, urusan perbelanjaan staf, urusan fail, peruntukan tahunan, perkhimatan, cuti staf COSHaW. Memandangkan COSHaW adalah satu pusat servis kepada staf, unit pentadbiran ini memastikan perkhidmatan servis yang dijalankan di bawah unit-unit berjalan dengan lancar, dan membantu unit-unit dalam urusan pentadbiran.

 

2.0 Objektif

1. Menguruskan hal ehwal surat menyurat COSHaW.
2. Menguruskan urusan perjalanan fail siasatan COSHaW (aspek kemalangan dan kecederaan), berkaitan dengan JKKP 6, JKKP 7, dan JKKP 10.
3. Mengurus urusan kewangan COSHaW.
4. Menyediakan laporan kewangan COSHaW
5. Mengemaskini rekod-rekod cuti dan perkhidmatan COSHaW.
6. Mengurus bayaran urusan tuntutan elaun tuntutan, bil, tiket kapal terbang dan tempahan penginapan dan kursus anjuran COSHaW.
7. Menyelaras askpek pembangunan sumber manusia COSHaW
8. Mengurus aspek pampasan, tindakan undang-undang dengan pihak-pihak terlinat dan berkaitan.
9. Membuat laporan tahunan program-program di bawah COSHaW
10. Mencatat minit mesyuarat COSHaW dan minit mesyuarat yang melibatkan COSHaW.

3.0 Organisasi Unit

 

 

4.0 TOR staf di bawah Unit Pentadbiran dan Pengurusan Operasi

4.1 Penolong Pendaftar N41

1. Menjadi sekretariat bagi sektor kesihatan pekerjaan dan persekitaran.
2. Mengurus pentadbiran sektor kesihatan pekerjaan dan persekitaran COHSaW.
3. Menyimpan rekod berkaitan kesihatan pekerjaan dan persekitaran.
4. Membantu dalam latihan, promosi dan analisa data serta keberkesanan program kesihatan pekerjaan dan persekitaran.
5. Menguruskan hal ehwal surat menyurat COSHaW.
6. Menguruskan urusan perjalanan fail siasatan COSHaW (aspek kemalangan dan kecederaan), berkaitan dengan JKKP 6, JKKP 7, dan JKKP 10.
7. Mengurus urusan kewangan COSHaW.
8. Mengemaskini rekod-rekod cuti dan perkhidmatan COSHaW.
9. Mengurus bayaran urusan tuntutan elaun tuntutan, bil, tiket kapal terbang dan tempahan penginapan dan kursus anjuran COSHaW.
10. Menyelaras askpek pembangunan sumber manusia COSHaW
11. Mengurus aspek pampasan, tindakan undang-undang dengan pihak-pihak terlibat dan berkaitan.
12. Memantau laporan tahunan program-program di bawah COSHaW
13. Mengurus mesyuarat COSHaW dan minit mesyuarat yang melibatkan COSHaW.

4.2 Penolong Pegawai Tadbir N29

1. Mengurus dan merekodkan semua surat/ dokumen masuk/ keluar serta pemfailan, dan membuat salinan yang diperlukan.
2. Memastikan tindakan kepada surat-menyurat/ dokumen/ email
3. Membuat tindakan susulan.
4. Mengurus penghantaran faks keluar dan masuk dan kategori (sulit/ terbuka/rahsia)
5. Mengumpul, mengemaskini data dan maklumat.
6. Menetapkan temujanji Pengarah dan Timbalan Pengarah
7. Mengendalikan segala panggilan telefon yang diterima setiap hari, menyaring panggilan telefon, menangani segala panggilan telefon dengan baik.
8. Menjalankan tugas-tugas seperti diarahkan dari masa ke semasa.

 

4.3 Penolong Akauntan W29


1. Membantu mengurus urusan kewangan COSHaW
2. Mengurus urusan claim COSHaW
3. Mengurus urusan kursus COSHaW yang melibatkan kewangan
4. Mengurus urusan pembelian perlatan/ LO/ kerja-kerja penambahbaikan dan operasi
5. Membantu dalam menyelenggaran perbenlanjaan COSHaW bagi kesemua unit-unit COSHaW.